Na czym polega zmiana?

Krótko mówiąc na zastąpieniu tradycyjnych kas z papierowym zapisem kopii na kasy komunikujące się automatycznie i zdalnie z krajowymi organami podatkowymi.

Wprowadzenie kas fiskalnych online ma za zadanie pomóc w walce z wyłudzaniem podatku. Każda z takich kas zostanie wyposażona w funkcję, która umożliwi połączenie i przesyłanie danych pomiędzy kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (CRK). Organ ten utworzony został 1 maja 2019 roku, czyli z dniem, kiedy w życie weszła nowelizacja ustawy o VAT. Centralne Repozytorium Kas służy do kontroli oraz analizy informacji przesyłanych z poszczególnych kas rejestrujących, a także przesyłania z CRK do kas rejestrujących poleceń, które określają sposób ich pracy. Stworzenie takiego systemu pozwala urzędnikom śledzić każdą zewidencjonowaną na kasie rejestrującej transakcję i ustalić na tej podstawie kwotę należnego podatku. Administratorem danych przesyłanych z kas rejestrujących do CRK jest szef Krajowej Administracji Skarbowej (Sekretarz Stanu).

Kasa online – jak działa?

Podstawową różnicą pomiędzy tradycyjną kasą fiskalną a kasą online jest to, że urządzenie online komunikuje się z podmiotami nadzorczymi zdalnie. Odbywa się to bez udziału użytkownika kasy. Kasa rejestruje na bieżąco wszelkie dane dotyczące sprzedaży, takie jak paragony fiskalne, wydruki niefiskalne, raporty dobowe lub informacje o przeglądach i przekazuje je bezpośrednio odpowiednim organom.

Wszelkie informacje trafiają do Centralnego Repozytorium Kas, którym zarządza szef  Krajowej Administracji Skarbowej. Pochodzą one od podatników posiadających kasy online i pozwalają w związku z tym na zdalne wykrycie nieprawidłowości, sprawne ograniczanie szarej strefy, a także gromadzenie danych do późniejszych analiz. 

Sposób komunikacji z CRK jest jedną z najważniejszych cech, jakie posiada kasa fiskalna online. Jak działa taka komunikacja? Do jej przeprowadzenia konieczne jest łącze internetowe, przez które dokonuje się transfer danych, zgodnie z określonym harmonogramem (zazwyczaj co 2 godziny).

Wprowadzenie kas fiskalnych online w firmie instalacyjnej

Przedsiębiorcy zostali zobligowani przez ustawodawcę konkretnymi terminami wymiany kas tradycyjnych na kasy online.

Obowiązek wymiany starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe jest wprowadzany etapami. Docelowo kasy fiskalne nowego typu będą stosowane we wszystkich branżach. A ostateczny termin wprowadzenia kasy online przypada na 2023 rok.

Dla instalatorów prowadzących działalność ważną datą jest 1 lipca 2021 roku – od tego bowiem dnia obowiązywać nas będzie rejestracja sprzedaży na kasie online.

Kasa fiskalna online – jak kupić?

Zakup bądź wynajem kasy online może wiązać się z nie lada wyzwaniem, ponieważ należy dopełnić szereg formalności i obowiązków nałożonych przez ustawodawcę.

Możemy  zdecydować się na zakup kasy fiskalnej bądź dokonać jej wynajmu. Przy wyborze kasy rejestrującej warto wziąć pod uwagę uwarunkowania techniczne, jakie musi ona spełnić, oraz obowiązujące przepisy. Wymagane zatem jest, aby:

• kasa rejestrująca online spełniała funkcje techniczne wymienione przez ustawodawcę, m.in. musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas (potwierdzone to powinno być przez Prezesa Głównego Urzędu Miar);
• posiadać informacje o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis,

• posiadać  dokument potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenie o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie

Po zakupie kasy rejestrującej online zobowiązani jesteśmy jeszcze przed rozpoczęciem prowadzenia ewidencji przy użyciu kas online do dokonania fiskalizacji przy pomocy serwisanta. Ustawodawca jednak nie precyzuje dokładnego terminu w tym zakresie. Wykonanie fiskalizacji ma zapewnić połączenie umożliwiające przesyłanie danych między kasą online a Centralnym Repozytorium Kas. Fiskalizacja jest dokonywana automatycznie, a wraz z nią jednoczesne automatyczne zgłoszenie kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego.

Obowiązki związane z użytkowaniem kasy online

Po dokonaniu fiskalizacji nastąpi włączenie trybu fiskalnego, dzięki czemu będziemy mogli rozpocząć prowadzenie ewidencji sprzedaży na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych, czyli np. rozpocząć dokumentowanie sprzedaży za pomocą paragonów.

Naszym najważniejszym obowiązkiem jest zapewnienie dostępu do internetu, gdyż w ten właśnie sposób następuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Naszą rolą jest zapewnienie stałego i bezpiecznego łącza, za pomocą którego odbywać się będzie transmisja danych. Kasa online nie informuje podczas swojej pracy o stanie transmisji danych z CRK, więc w przypadku gdy występuje brak połączenia, zapisuje ten fakt w pamięci chronionej. Gdy łączność jest odzyskiwana, kasa przesyła do CRK informację o liczbie nieudanych prób nawiązania połączenia. Jeśli brak połączenia jest czasowy (jednorazowy, niepowtarzający się często), to wystarczy, że niezwłocznie po ustaniu przejściowej przyczyny uruchomimy sieć niezbędną do połączenia.

O czym jeszcze musimy wiedzieć?

• Aby poddawać kasę obowiązkowemu przeglądowi technicznemu  nie rzadziej niż co 2 lata
• Aby zgłosić każdą nieprawidłowość pracy kasy do serwisu
• Aby zapoznać pracowników o zasadach obsługi kasy online i skutkach ich nieprzestrzegania